A Reforma Tributária brasileira inaugura um novo modelo de tributação sobre o consumo e traz mudanças relevantes para diversos setores da economia. Entre eles, destacam-se as operações de locação de imóveis e de bens móveis, que passarão por alterações estruturais a partir de 2026.

Com a criação dos tributos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), atividades que antes tinham tratamento fiscal simplificado ou até controverso passam a integrar, de forma expressa, a base de incidência tributária. Isso impacta diretamente empresas, locadores pessoa física, imobiliárias e negócios que atuam com locação de máquinas, equipamentos e veículos.

Neste artigo, você entenderá o que muda, quais são as novas obrigações e como se preparar para a transição tributária.

O que é a Reforma Tributária e quais tributos ela cria

A Reforma Tributária, instituída pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e regulamentada pela Lei Complementar nº 214/2025, tem como objetivo substituir um sistema fragmentado por um modelo mais simples, uniforme e transparente.

Os principais tributos criados são:

• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): Tributo de competência compartilhada entre estados e municípios, que substituirá gradualmente o ICMS e o ISS.
• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): Tributo federal que substituirá o PIS e a COFINS.

Esses tributos passam a incidir sobre operações antes tratadas de forma distinta, incluindo expressamente as locações de bens imóveis e bens móveis.

Como funcionava a tributação das locações antes da Reforma

Locação de imóveis

Até 2025, a locação de imóveis apresentava, em regra:

• ausência de exigência de Nota Fiscal de Serviço;
• não incidência de ISS, ICMS, PIS ou COFINS;
• tributação concentrada no Imposto de Renda (IRPF ou IRPJ).

Somente em situações específicas, quando caracterizada atividade empresarial organizada, surgiam discussões sobre a incidência de outros tributos.

Locação de bens móveis

A locação de máquinas, equipamentos e veículos sempre foi marcada por insegurança jurídica, com:

• decisões judiciais afastando a incidência de ISS;
• exigências diferentes conforme o município;
• ausência de padronização nacional quanto à emissão de nota fiscal.

O novo cenário a partir de 2026

Com a Reforma Tributária, esse cenário muda de forma significativa e definitiva.

Obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal

A partir de 1º de janeiro de 2026, todas as operações de locação deverão ser documentadas por Nota Fiscal Eletrônica, seja ela:

• locação de imóveis;
• locação de máquinas e equipamentos;
• locação de veículos, geradores, empilhadeiras, caçambas e similares;
• locação pura, mesmo sem prestação de serviço associada.

Recibos, contratos isolados ou outros documentos deixam de ser suficientes para fins fiscais.

Padronização nacional

A NFS-e passa a seguir um modelo nacional unificado, eliminando divergências entre municípios e encerrando interpretações locais sobre obrigatoriedade de emissão.

Incidência de IBS e CBS nas locações

A Reforma Tributária enquadra expressamente as locações no campo de incidência dos novos tributos.

Alíquotas na fase de transição

O ano de 2026 marca o início da fase de testes, com alíquotas reduzidas, estimadas em:

• IBS: aproximadamente 0,1% a 0,3%;
• CBS: aproximadamente 0,9%.

Embora o impacto financeiro inicial seja limitado, a obrigatoriedade de apuração, destaque e controle tributário já estará em vigor, exigindo adequações imediatas.

Substituição gradual dos tributos atuais

Até 2033, ocorrerá a extinção progressiva de:

• ISS;
• PIS;
• COFINS;
• ICMS.

Durante esse período, empresas e locadores conviverão com dois sistemas tributários simultaneamente, o que aumenta a complexidade operacional.

Impactos específicos para locadores de imóveis

A nova legislação estabelece critérios objetivos para diferenciar a locação patrimonial da atividade econômica organizada.

Passam a recolher IBS e CBS, além do Imposto de Renda:

• locadores com mais de três imóveis alugados; ou
• locadores com receita anual superior a R$ 240.000,00.

Essa mudança exige revisão do planejamento financeiro, da forma de recebimento dos aluguéis e da estrutura de controle fiscal.

Impactos para empresas de locação de bens móveis

Empresas que atuam com locação de máquinas, equipamentos e veículos sentirão os efeitos de forma imediata, incluindo:

• emissão obrigatória de NF-e ou NFS-e;
• parametrização de sistemas fiscais;
• maior controle sobre contratos e receitas;
• necessidade de compliance fiscal contínuo.

Atividades antes consideradas de baixo risco fiscal passam a demandar governança, padronização e acompanhamento técnico constante.

Principais riscos da não adequação à Reforma Tributária

A ausência de adaptação pode resultar em:

• inconsistências fiscais, gerando cruzamentos automáticos de dados;
• notificações e autos de infração por falta ou erro na emissão de notas;
• restrições cadastrais, afetando certidões e acesso a crédito;
• dificuldades de permanência no Simples Nacional, quando aplicável;
• impactos financeiros e reputacionais relevantes.

Antecipar-se é essencial para mitigar riscos e garantir conformidade.

Como se preparar para a Reforma Tributária

Algumas medidas são fundamentais para uma transição segura:

• Revisão de contratos de locação, adequando cláusulas às novas exigências fiscais;
• Adequação de sistemas de emissão fiscal, com destaque correto de IBS e CBS;
• Revisão de cadastros, evitando erros de enquadramento tributário;
• Simulações de impacto, para apoiar decisões estratégicas;
• Capacitação das equipes, reduzindo riscos operacionais.

Como a RCO pode ajudar na transição tributária

A RCO atua como consultoria especializada, oferecendo suporte completo para empresas e locadores diante da Reforma Tributária, incluindo:

• diagnóstico fiscal das operações de locação;
• parametrização de sistemas NF-e e NFS-e;
• revisão de contratos e processos internos;
• planejamento tributário estratégico;
• acompanhamento contínuo durante a fase de transição.

Mais do que cumprir obrigações, a RCO auxilia seus clientes a organizar, antecipar riscos e transformar a Reforma Tributária em um processo previsível e seguro.

Conclusão

A Reforma Tributária representa uma mudança estrutural na forma como as locações de imóveis e bens móveis serão tratadas pelo Fisco. A partir de 2026, novas obrigações documentais e tributárias exigirão preparação técnica, organização e apoio especializado.

Empresas e locadores que se anteciparem estarão melhor posicionados para atravessar esse período com segurança, conformidade e eficiência.

Conte com a RCO para conduzir sua adaptação ao novo modelo tributário.